טיפים לעבודה מהבית במהלך הסגר מוירוס הקורונה

צעדי ההסגר שנגרמו כתוצאה ממגפת וירוס הקורונה השפיעו השפעה דרסטית על הדרך שבה אנחנו עובדים. עבודה מהבית הפכה להיות נפוצה יותר בשנים האחרונות, תודות לכוחה של הטכנולוגיה המשתפרת שאיפשרה זאת. בכל זאת עדיין מרבית העובדים במשק נהגו להגיע למשרד כדי לעבוד עד שפרצה מגפת וירוס הקורונה.

וירוס הקורונה דחף יותר מרבע מאוכלוסיית העולם להסגר. האם אתה אחד מאלו שהושפעו? לוירוס הקורונה ישנה השפעה עצומה על כל תחומי החיים, מתחום בריאות הנפש ועד האיזון בין חיים אישיים לעבודה. לכן צוות טומדס ארגן עבורכם רשימה של טיפים יעילים לשיפור תפוקת העבודה שלכם. טיפים אלו יסייעו לכל מי שמכיל על עצמו בידוד מרצון בעקבות המצב, לעבוד מהבית ביעילות מירבית, תוך לחץ מועט ככל האפשר.

האם אתה מוכן להתחיל לעבוד מהבית בצורה יעילה באמצעות תקשוב? אם כך ניגש מיד לעניין!

1) הצטיין בקביעת סדר עדיפויות

כאשר אתה נדרש לעבוד מהבית בהתראה קצרה אתה צריך לארגן את משימותיך ביעילות כדי להתאים את עצמך לשינוי. קביעת סדר עדיפויות נכון בין המשימות הופכת להיות קריטית בזמן כזה. שקול מחדש את סדר העדיפויות המקצועי שלך והתאם אותו לתנאי עבודה מהבית.

החלט מה באמת חייב להיעשות – מה קריטי שיתבצע מיד לטובת העסק? ולעומתו איזה משימות ניתן לדחות לפחות זמנית?

2) השתמש בשיטת אייזנהאואר

אחת השיטות היעילות לניהול עומס העבודה בעסק שלך וקביעת סדר עדיפויות נכון היא שיטת אייזנהאואר. שיטה זו היא הפשטות בהתגלמותה. אתה מחלק את מטלות העבודה שלך בין 4 קטגוריות: עשה מיד, דחה למועד אחר, האצל סמכויות, מחק את המשימה. משימות שהן גם חשובות וגם דחופות נופלות תחת קטגוריית "עשה מיד". משימות שהן חשובות אך לא דחופות יכולות להידחות למועד אחר יותר נוח. משימות שצריכות להתבצע באופן דחוף אך הן לא חשובות יכולות לעבור לעובדים זוטרים יותר בתהליך של האצלת סמכויות. לבסוף משימות שהן אינן דחופות ואינן חשובות יכולות להתבטל ולהימחק מסדר היום.

מקור: שיטת אייזנהאואר

3) הפוך את חדר העבודה שלך לקן

האם העולם שבחוץ מרגיש הרבה יותר מאיים עבורך כעת מאשר לפני מספר שבועות? אם כן, אתה לא לבד. משום כך חשוב שחדר העבודה שלך, משרדך הביתי, יהיה עבורך מקום בטוח. אם תוכל להפוך את חדר העבודה שלך למקום בו אינך צריך לחשוב על ההסגר, ההידבקויות במגפה או על מכונות הנשמה, תוכל בלי ספק לעבוד ממנו ביעילות גבוהה יותר.

4) סדר כראוי את שולחן העבודה שלך

סידור עמדת העבודה שלך יכול לתרום להגברת התפוקה ושיפור יעילות עבודתך. מדובר בעניין חיוני בין אם אכן יש לך משרד ביתי ובין אם אתה מצומצם לפינת עבודה קטנה משלך על השולחן בסלון. (בדרך כלל בזמן שאתה אחראי גם לסייע לילדים שלך ללמוד מהבית.)

האמרה הישנה: "בית מסודר גורם לסדר בראש" היא יותר מקלישאה שחוקה. בית מסודר ומאורגן הוכח כמפחית מתחים ומשפר אושר. אז נטוש את הבלאגן ושאב את האבק אם אתה רוצה להיות במיטבך בעת עבודתך מהבית.

5) הקפד להימנע מחשיפת יתר

התודעה האנושית עלולה להיות דבר שביר. בתקופה זו רמות החרדה שלך מתעצמות כתוצאה מאירוע חיצוני שיש לך מעט מאד שליטה עליו, (כן וירוס הקורונה אנחנו מדברים עליך!). ברור כי להציף את עצמך בגירויים מדאיגים באמעות מדיות התקשורת השונות, עלול להוביל להשלכות חמורות ביותר על בריאותך הנפשית.  

הפחתת חשיפה ברשתות החברתיות השונות. הימנעות מצפיה מוגזמת בחדשות. דאגה למעט זמן לעצמך בנפרד מילדיך המקסימים/רעשנים/נפלאים/מתישים/ מבולגנים (אתה מוזמן לבחור את המילה המתאימה עבורך מתוך המילים הללו). כל אלה יאפשרו לך להימנע מלהציף את עצמך בעומס גירויים גדול מידי. יכולות העבודה שלך צפויים לעלות כתוצאה מכך ובמקרה הפחות טוב – זה לא יכול להזיק.

6) סלק הסחות דעת

מבחינה פרקטית חשוב לסלק כל הסחה העלולה לשבש את היעילות שבה אתה עובד מהבית. הרשתות החברתיות הן הסחת דעת רצינית לרבים אך הן אינן הגורם היחיד. מקונסולות משחקים לעבודות בית הסחות בית מתגנבות אליך בצורות רבות ומגוונות. במיוחד במצב חדש שאתה לא רגיל אליו.

בסוף כל יום עבודה תחת הסגר כדאי לך להעריך מה היה הדבר שהכי הסיח את דעתך ממשימותיך באותו יום. לאחר מכן עליך להסיר את הפיתוי הזה לפני תחילתו של יום העבודה הבא ובכך לשפר את ביצועיך.

7) מצא את הפוקוס שלך

עשה ניסיונות בסביבת העבודה שלך. דאג לארגן את שגרת יומך וזמני העבודה שלך באופן בו אתה מרגיש הכי פרודוקטיבי. (ארגון הזמן והסביבה להשגת תפוקה מירבית חשוב במיוחד, אם אתה מצוי בהסגר עם ילדיך). תפוקת העבודה שלך תעלה משמעותית ברגע שתארגן לעצמך נסיבות בהן אתה ממוקד לחלוטין בעבודתך. משוב כנה עם עצמך ותיקונים בהתאם לאתגרי היום יום הוא הדרך לעשות זאת.

8) הצב לעצמך יעדים

האם החברה שלך מציבה לך יעדים בעבודתך? אם כן מצויין! אך אם אתה עובד מהבית בין אם מבחירה כפרילנסר הרגיל לכך ובין אם באופן זמני בשל וירוס הקורונה חשוב שתתחיל לקבוע יעדים לעצמך. זאת במיוחד כאשר מדובר בנושא האיזון שלך בין העבודה לחיים האישיים. (תוכל לקרוא עוד על השאלה כיצד לשמור על איזון בריא בין חיי העבודה לחיים האישיים בקישור למטה).

באיזו נקודת זמן תחליט שמספיק עבדת לאותו יום? כמה פעמים בשבוע תקדיש להתעמלות? אילו מטלות אתה מתכוון להשלים להיום ואילו מהן תדחה למחר? זכור כי הצבת יעדים מציאותיים יכולה לשמש בתור מנוף מוטיבציה חזק לעבודה.

קרא עוד: כיצד לשמר את האיזון בין העבודה לחיים האישיים?

9) לשמור על מוטיבציה גבוהה כשאתה עובד לבדך

עבור חלק מהאנשים שמירה על מוטיבצייה גבוהה בעת עבודה מהבית היא קלי קלות. אחרים נאבקים קשות עם האתגר הזה. אם אתה נופל בקטגוריה האחרונה חשוב לעבוד כדי לשפר את המוטיבציה שלך. אחרי הכול עובד בעל מוטיצביה גבוהה הוא עובד יעיל בעל תפוקה רבה!

הרבה מהטיפים לשיפור יעילותך במאמר הזה גם יסייעו בהגברת המוטיבציה שלך. אם אתה עדיין מתקשה, ערב בסדר היום המקצועי שלך מעט פעילות גופנית ממריצה וחזק את עצמך באמצעות תמריצים עתירי דופמין. (במילים אחרות, נסה לאכול קצת שוקולד אחרי כמה כפיפות בטן, תוך כדי העמדת פנים שאתה קיסר). תכסיסים אלו יגרמו לגוף ולתודעה שלך להתמלא בביטחון ובמוטיבציה.

10) הימנע מדחיינות

האם אתה קורא את המאמר הזה בזמן שאתה צריך לעבוד? ככל שתדחה את תחילתה של משימה כך יקח לך יותר זמן עד שתסיים אותה. כפי שמארק טווין המפורסם פעם כתב:

"אם זאת העבודה שלך לאכול צפרדע עדיף לעשות זאת דבר ראשון על הבוקר! ואם עבודתך דורשת ממך לאכול שתי צפרדעים כדאי לאכול את הצפרדע הגדולה יותר ראשונה".

הגישה הפשוטה הזאת יכולה לעזור לך לנטרל את נטיית הדחיינות שלך. בחר את המשימות שפחות מעניינות אותך לביצוע מידי. אחרי שתשלים אותן תראה שהנטיה שלך לדחות את יתר משימות שעליך לעשות באותו יום יורדת משמעותית.

11) סייע לאחרים להימנע מדחיינות

בנוסף לצמצום דחיינותך שלך אתה אחרי לוודא שאתה לא מעכב אחרים מהשלמת משימותיהם היומיות. אם אתה אדם כזה אתה עלול למצוא את עצמך נמשך לנושאים שאינך אמור להתעסק בהם במקום עבודתך. הישמר לנפשך כי אתה עלול להפיל בכך גם אנשים אחרים.

12) שפר את התקשורת דרך טכנולוגיה

מכלי עבודה כמו ZOOM ו- Slack ישנם כלי תקשורת מעולים שיסייעו לך בעבודה מהבית בעת העוצר.  בקש מעמיתיך לעבודה המלצות והתנסה בכלים אשר יוכלו לשפר במידת האפשר את העבודה שלך ותפוקותיה. רק ודא שאתה משתמש בכלים שישפרו את התקשורת בעסק שלך ולא יהפכו להסחה בעצמם.

13) השתמש בכלים הנכונים

אפליקציות וכלי עבודה ממוחשבים יכולים לעשות הרבה יותר מלשמור על תקשורת טובה. לדוגמא האם ניסית לארגן את הזמן והמשימות שלך באמצעות אפליקציית Trello? האם ניסית לחלוק צילומי מסך של גרפים, מסמכים חשובים או כל דבר אחר באמצעות אפליקציית Skitch?

לעיתים תוכנות המחשב הפשוטות הללו עושות את ההבדל ומובילות לעליה משמעותית בתפוקה שלך כעובד. לכן כדאי שתנסה מגוון רחב של כלים עד שתמצא את השילוב המנצח למיצוי זמן העבודה שלך במלואו.

14) השתמש בפלטפורמות שיתוף פעולה מגוונות

להיות במיקום גיאוגרפי שונה לעומת עמיתך כבר איננו חסם לעבודה כפי שהיה. זאת בגלל שפלטפורמות שונות לשיתוף מידע ברשת מאפשרות לכל העובדים לעבוד ביחד ולתקשר בדרך יעילה ועקבית. ישנן הרבה אפשרויות טובות זמינות עבורך ועבור העסק שלך לכן עשה שיעורי בית ומצא את הכלים המתאימים ביותר עבורך ועבור עובדיך.

כמובן ברגע שאתה מוצא את שילוב הכלים הנכון ומתחיל להצטיין בעבודה מהבית, יתכן ותמצא את עצמך מעריך מחדש את הקריירה המקצועית שלך. אולי תבחר באפשרות אחרת כשיגמר משבר הקורונה? אם תחליט שקריירה מהבית היא תחום שיותר מתאים לך אתה מוזמן ללחוץ על הקישור למטה. במאמר תמצא אופציות מעניינות להרוויח כסף מהבית דרך הרשת.

קרא עוד: איך להרוויח כסף מהבית בשנת 2020

15) קח הפסקות

להפסיק לעבוד על מנת להספיק יותר עבודה נשמע לא הגיוני. אך הפסקות קבועות יכולות לעזור לך לשמר את רמת העירנות והריכוז הגבוהים הנחוצים. בין אם אתה שותה קפה, רץ במקום, קורא כמה עמודים ברומן אהוב או עושה כל דבר אחר. עשה מספר הפסקות מתוכננות מעבודתך מול המחשב ותראה איך התפוקה שלך קופצת למעלה!

16) היה אדיב כלפי עצמך

אם אתה מוצא את עצמך עובד מהבית באופן לא צפוי לאור צעדי הריחוק החברתי עליך לתת לעצמך מעט קרדיט. כל מציאות חדשה דורשת תקופת הסתגלות. במיוחד סיטואציה קיצונית כמו מגפת קורונה עולמית שאתה צריך להתאים את עצמך אליה. אז אם אתה סובל מקשיים דע שאתה לא לבד. עובדים רבים נמצאים איתך באותה סירה.

17) תתעדף חיים בריאים

אם אתה מעוניין להיות במיטבך בעת עבודה מהבית קבע תזונה בריאה בתור עדיפות. אכול הרבה פירות וירקות טריים כחלק מתזונה מאוזנת ושתה מספיק. דאג לחבילת חטיפי פירות ובקבוק מים שיהיו לידך בזמן שאתה עובד. סביר להניח שתאכל ותשתה מהם פשוט מתוך הנוחות. זה עדיף על האלטרנטיבה: להתרוצץ אל המטבח ולמצוא בו ארוחת פחמימות פחות בריאה.

השתדל גם להתעמל בקביעות. אינך צריך מכון כושר ביתי לשם כך. אפליקציית 7- דקות האימון תגרום לליבך לדפוק ולדמך לזרום מהר (בדרך טובה כמובן). בשעה שיוטיוב הוא בית לכל סוגי הספורט משיעורי זומבה ועד הדרכה באומנויות לחימה. פשוט בחר את הפעילות הגופנית שהכי מושכת אותך והתחל לבצעה בהתמדה.

18) פעל אקטיבית כדי לשחרר לחצים

הלחץ המצטבר בלמצוא את עצמך מבודד מחברים, בני משפחה מורחבת וקולגות לעבודה הוא לא עניין לקחת בקלות ראש. לכן חלק מהתנהלות עבודה נכונה מהבית הוא לאתר את הלחץ הזה ולנקוט צעדים להפחיתו לאחר שזוהה.

איך בדרך כלל אתה משחרר מתחים? ימי ספא ככל הנראה לא יהיו באים בחשבון תחת עוצר וצעדי ריחוק חברתי. אבל יום פינוק מבוסס בבית (או לפחות ערב מפנק בבית אחרי העבודה) הוא בהחלט אפשרות סבירה. אם אתה מבשל כדי להרגע אז אפילו יותר טוב!  לא משנה כיצד אתה משחרר לחץ דאג לכך שעבודתך בבית תהיה במסגת איזון בריא בין העבודה לחיים האישיים.

19) השלם עם העובדה שלא יהיו עסקים כרגיל – נכון לעכשיו

אחד הדברים המהותיים שחשוב לזכור הוא שה"שגרה" החדשה הזאת היא הכול מלבד שיגרה נורמלית.  אם אתה רוצה לעבוד מהבית בצורה מוצלחת הפסק לנסות להתנהג באופן זהה לדרך בה נהגת לעבוד במשרד. אתה צריך להסתגל ולהשלים עם העובדה שהנסיבות שונות מהותית ממצב רגיל. ככל שתשלים עם המציאות מהר יותר ותתאים את עצמך לנסיבות המשתנות תוכל יותר מהר להצטיין בעבודה מהבית.

20) הפוך ליצירתי

לבסוף נצל את ההזדמנות הזאת כדי להיות יצירתי. אתה צריך לאזן את העבודה עם חינוך הילדים שלך מהבית או טיפול בילדים צעירים מאד? האם אתה חי בגפך ונאבק בהשלכות של הבידוד? תהא הסיטואציה שלך אשר תהא ככל שהתגובה שלך אליה תהיה יותר יצירתית יהיה לך סיכוי גבוה יותר לשגשג גם כאשר התנאים אינם לטובתך.

מחשבות לסיום

להרבה אנשים עבודה מהבית היא סגנון חיים שהם בחרו לעצמם ועשו ממנו קריירה. לעומתם להרבה אחרים שמצאו את עצמם עובדים מהבית בשל וירוס הקורונה עבודה מהבית היא חוויה חדשה לגמרי. אם אתה אחד האנשים הללו הטיפים שרשמנו אמורים לעזור לך. איזה מהם תיישם ראשון?

לבסוף האם יש לך טיפים משלך שתרצה לחלוק איתנו על עבודה מהבית בתקופת משבר הקורונה? אם כן נשמח לראות ממך תגובה מתחת למאמר הזה. אנו מצפים לקרוא את התובנות שנרכשו מחוכמתך ומניסיונך המקצועי, תודה רבה לך מראש!

המאמר המקורי כאן.

תורגם ונערך בידי גילי קימור