מהו אישור אפוסטיל ומתי תצטרכו אותו?

תארו לעצמכם שאתם זוג שהתחתן זה עתה. היגרתם ממדינת ישראל למספר שנים על מנת ללמוד ולעבוד ברחבי העולם. במהלך המגורים שלכם בחו"ל התחתנתם והבאתם ילדה לעולם. יש לכם תעודת נישואין כחוק מרשויות המדינה הזרה ויש לכם תעודת לידה רשומה כחוק מהמדינה הזרה. יחד אם זאת כאשר אתם חוזרים לארץ אתם מגלים הפתעה לא נעימה. הנישואים שלכם וגם רישומה של הילדה לפי חוק כילדה שלכם וכאזרחית ישראלית, לא יוכרו כחוק ללא חותמת אפוסטיל.

רק אישור אפוסטיל מהמדינה המארחת יוכל להעניק למסמכים הללו תוקף שאכן הופקו על ידי גורם מוסמך והם אמינים לשימוש בתהליכים הבירוקרטיים השונים שתצטרכו לעבור

אישור אפוסטיל - הגדרה

אישור אפוסטיל הוא אישור המאמת את תוקפה של תעודה ציבורית שהופקה באחת מרשויות המדינה שלכם. אישור האפוסטיל למעשה מוכיח שהתעודה אכן ניתנה על ידי אותה רשות שלטונית ולא הופקה על ידי המבקש עצמו, דבר שהיה הופך אותה לחסרת ערך.

אישור האפוסטיל הוא קיצור דרך בירוקרטי במסגרת אמנה בינלאומית בשם אמנת האג. אמנה שחברות בה מרבית המדינות המפותחות. אישור האפוסטיל משמש כאמצעי מטעם מדינות זרות להכיר בתוקפם החוקי של אישורים מהרשויות הציבוריות של המדינה שלכם. בזכותו, אין צורך להשיג אישור נפרד מכול אחד מהמשרדים הממשלתיים והרשויות המעורבות בתהליכים הבירוקרטיים השונים שלכם, שהמסמכים שאתם מגישים מהימנים.

מתי יהיה צורך באישור אפוסטיל?

בכל פעם שאנו מבקשים לתת תוקף למסמך ישראלי במדינה זרה, או שאנו מבקשים שמסמך זר יוכר חוקית בישראל עלינו להציג חותמת אפוסטיל. זאת משום שכאמור אישור אפוסטיל מאשר את תוכנם של מסמכים ומעניק להם תוקף. האפוסטיל גם מאמת את האישור הנוטריוני מציין מיהו הנוטריון הרשום על פי חוק שאחרי לתוקפו של המסמך ומה נכלל במסגרת סמכויותיו.

רק כך יכול מסמך נוטריוני או כל מסמך משפטי וחוקי אחר לקבל הכרה מטעם רשות שלטונית במדינה זרה החתומה על ידי אמנת האג. זאת בניגוד לאישור נוטריוני מטעם נוטריון שמאשר שמסמך מסוים מהימן למקור ותרגומו נכתב על ידי איש מקצוע מתאים.

אם ישנה חובה להשיג אישור נוטריוני בכל פעם שמעוניינים שמסמך מסוים המופק במדינה שלכם יוכר בה מבחינה חוקית, לאישור אפוסטיל תפקיד זהה רק כלפי חוץ. חותמת אפוסטיל מאפשרת הכרה ואמיתות של המסמכים שלכם גם במדינות זרות.

כלומר בעצם צריך שתי חותמות אפוסטיל למרבית המסמכים (בהתאם לדרישותיה של כל רשות במדינה זרה) האפוסטיל הראשון יזהה את זהותם של נציגי הרשויות. כלומר אפוסטיל על אישור נוטריוני יאשר כי הנוטריון שחתם על המסמך הוא אכן הגורם המוסמך לחתום על אישור המסמך המסוים בו הדברים אמורים והוא אכן נוטריון בהתאם לדרישות החוק.

לעומתו אישור האפוסטיל השני יעסוק באימות תוקף המסמך במדינה זרה בהתאם לחוק ואשרור שנכתב ונוסח בהתאמה לכל הדרישות החוקיות.

אלו מסמכים יצטרכו לקבל חותמת אפוסטיל?

ישנן דוגמאות רבות ושונות למסמכים שעליהם תצטרכו אישור אפוסטיל הנה כמה מהן:

• אישור אפוסטיל נדרש כדי לתקף חוקית במדינה זרה תעודת נישואין מתורגמת שזכתה לאישור נוטריוני.
• אישור אפוסטיל נדרש לצד אישור נוטריוני כאשר מוסרים מסמכי אימוץ.
• אישור אפוסטיל נדרש על מנת לתת תוקף להסכם רכישת דירה.
• אישור אפוסטיל הכרחי לאשרור צוואה נוטריונית כאשר ישנם נכסים במדינה זרה.
• אישור אפוסטיל נדרש לאשרור הסכם ממון וזיהוי חותמיו בדומה לאישור נוטריוני.
• אישור אפוסטיל נדרש כדי לתקף תצהיר מפשטי המגובה באישור נוטריוני.
• חובה לספק אישור אפוסטיל כאשר מציגים תעודות השכלה גבוהה מטעם משרד החינוך

בעצם כל הסכם משפטי, תעודה, הסכם פיננסי, או מסמך רשמי שנדרש לרשויות במדינה זרה צריך אישור נוטריוני ואישור אפוסטיל שיתלווה אליו. לרוב תהליך אימות מסמכים נוטריונים על ידי חותמת אפוסטיל יעשה או בעזרת אישור אפוסטיל משרד החוץ. שיטה נפוצה נוספת היא באמצעות אישור אפוסטיל בית משפט המופק כפי שניחשתם בבתי משפט מתאימים לכך.

מה ההבדל בין אפוסטיל בית משפט לאפוסטיל משרד החוץ?

אלו השמות של אישורי אפוסטיל שמקיימים שני צרכים שונים. תעודת אפוסטיל של בית משפט נועדה לזהות את הנוטריון שחתם על המסמך כנוטריון חוקי בהתאם לכל הדרישות. כלומר: עורך דין עשר שנים מתוכן 5 וחצי שנים פעיל בארץ. איש מקצוע ללא עבר פלילי או משמעתי שעבר את ההכשרה כנוטריון במשרד המשפטים. חבר לשכת עורכי הדין. בקיא בשפה ובטרמינולוגיה הנדרשים למתן אישור נוטריוני למסמך הספציפי בו אנו עוסקים.

אפוסטיל משרד החוץ לעומת זאת מאשר כל מסמך חוקי וכל תעודה במדינת ישראל ומוכיח שהיא איננה מזוייפת ואכן עומדת בדרישות החוק. משרד החוץ משמש כגורם מאמת לתעודות רשמיות של משרדים אחרים מול מדינות זרות.

קחו למשל מקרה של תעודת גירושין מתורגמת לאדם שנישא בשנית. עליו לעבור דרך המשרד לשירותי דת ולהוציא אישור אפוסטיל שאכן תעודת הגירושין שלו אוטנטית. לאחר שהוא מוכיח בעזרתה שהוא גרוש, עליו להוציא אישור אפוסטיל נוסף שתעודת הנישואין החדשה הופקה באופן לגיטימי. כמובן בידי הגורמים המוסמכים במשרד הדתות.

משרד החוץ הוא הגורם שמאשרר מול המדינות הזרות שהתהליכים הללו נעשו ושאישורי משרד הדתות הם אכן מקוריים וחוקיים ולכן האפוסטיל הוא אפוסטיל משרד החוץ.

חשוב לציין שכדי לקבל אפוסטיל חובה למסור את המסמכים המקוריים בלבד. עותקים של המסמכים הללו יוחזרו ללא האפוסטיל המיוחל.

באתר מזכירות בתי המשפט תוכלו לדעת כל מה שתצטרכו על אימות מסמכים ציבורים באמצעות אפוסטיל של בתי המשפט והדרכים לקבל אותו.

בנוסף לכך אלו שזקוקים לאפוסטיל משרד החוץ יכולים לברר את כל המידע הדרוש לשם קבלת אפוסטיל משרד החוץ באתר משרד החוץ.

האם מגבלות הקורונה מאפשרות הנפקת אישור אפוסטיל דיגיטלי?

מגבלות הריחוק החברתי שנכפו בעקבות מגפת הקורונה תרמו להאצת הדיגיטיזציה של שירותים שונים ורכישת מוצרים ברשת. התופעה לא פסחה על משרדים ממשלתיים שנאלצו לתפקד למרות הגבלות הריחוק החברתי ולתת שירות איכותי לאזרחים שלהם במיוחד בתקופת משבר.

משרד החוץ בעקבות מגפת הקורונה רענן את ההנחיות ואיפשר אימות מסמכים ציבוריים על ידי אפוסטיל מרחוק בשתי שיטות שונות. עדיין אין מדובר עדיין באפוסטיל דיגיטלי לחלוטין, אם כי ישנם דיונים המנסים להוביל לשם. אך בכל זאת, העובדה שאין צורך לבוא פיזית לקבל את אישור האפוסטיל המאמת את המסמכים והתעודות הציבוריים השונים מהווה פריצת דרך משמעותית.

להלן השיטות בעזרתן ניתן להפיק אפוסטיל למסמכים שונים מרחוק:  

• ניתן לשלוח כמות מסמכים בלתי מוגבלת לאימות וקבל אפוסטיל באמצעות שליח. שליח של חברת שליחויות יגיע לאסוף את המסמכים ולהעבירם למשרד החוץ בירושלים לצורך אימות. עוד פרטים על השיטה ניתן למצוא בקישור הבא: הזמנת שליחות לאפוסטיל משרד החוץ.
   
• ניתן לשלוח  את המסמכים לאימות באמצעות שליחת המסמכים דרך דואר ישראל לכתובת הבאה: משרד החוץ שדרות יצחק רבין 9, ירושלים,  עבור האגף הקונסולרי, מחלקת אימות מסמכים.
• התהליך הנדרש בשיטה זו: בנוסף למסמכים לאימות באמצעות אפסוטיל יש לספק מעטפה נוספת ריקה בגודל A4 . חשוב לציין כתובת מדויקת למשלוח חזרה בדואר ישראל או בדואר רשום ופרטים להתקשרות,(טלפון יכול להספיק). מומלץ לבייל את המעטפה כדואר רשום כדי להבטיח מעקב אחר המעטפה והמסמכים המקוריים שבתוכה.

מהו המחיר הנהוג לאישור אפוסטיל?

אישור האפוסטיל צפוי לעלות לכם אגרה של 35 שקלים כפול מספר המסמכים שלכם. לא יהיה הבדל במחיר, אם אתם מבקשים אפוסטיל מרחוק, או נוסעים לירושלים על מנת להנפיקו. חברת טומדס תסייע לכם בשמחה להשיג אישורי אפוסטיל במהירות הבזק. ניתן לשלם את האגרה בקישור הבא: שירות תשלומים עבור משרד החוץ.

דרך להוזיל עלויות ולקצר תהליכים בהשגת אישור האפוסטיל המתאים היא להתייעץ עם מנהלי הפרוייקטים המנוסים של טומדס. אלו יכולים לקבוע יחד איתכם מהו האישור הנדרש לרשויות בין אם מדובר באישור נוטריוני, תרגום נוטריוני או אישור אפוסטיל. איתור האישורים הנכונים בשלב מוקדם חוסך השקעת עלויות מיותרות וזמן יקר לריק.

סיכום

אישור אפוסטיל מסדיר חוקית במדינות זרות את האימות של כל מסמך מתורגם מטעם רשות ציבורית במדינה שלכם. ניתן להשיגו באמצעות משרד החוץ (אפוסטיל משרד החוץ) משרד המשפטים (אפוסטיל משרד המשפטים) ומערכת בתי המשפט (אפוסטיל בתי המשפט).

האפוסטיל חיוני כדי לתת תוקף חוקי למסמכים שלכם בהתאם למשפט הבינלאומי בכל מדינה אשר חתומה על אמנת האג. הוא משמש קיצור משמעותי לתהליכים בירוקרטיים בין מרבית המדינות המפותחות.

טומדס מתמחה במתן אישור נוטריוני ואישור אפוסטיל נלווה אליו במידת הצורך. אנו מעניקים את האישורים הנדרשים לאימות התרגום והתקוף של כל תעודה רשמית או מסמך משפטי או פיננסי שמופק אצלנו. טומדס תלווה אתכם בתהליך התרגום הנוטריוני כל הדרך עד לשלב אישור האפוסטיל. צוות המומחים המקצועיים שלנו המורכב ממנהלי פרויקטים מתרגמים מומחים ונוטריונים מוסמכים ומנוסים יעשה ככל יכולתו כדי לחסוך לכם זמן וכסף במהלך התהליך.

גילי קימור