יתרונות מיקור חוץ של תהליכים עסקיים

כיצד מגפת וירוס הקורונה שינתה את חיי העבודה שלכם?

מגפת וירוס הקורונה כפתה מעבר מהיר לעבודה מהבית, בקצב אשר לא דמיינו כמותו לפני תחילת ההתפרצות. עסקים בכל רחבי העולם נדרשו להתאים מהר את השירותים שלהם לנסיבות המשתנות. הם היו חייבים לספק מענה עסקי מהיר לאתגרים החדשים: צעדי הריחוק החברתי, פגיעה בשרשראות האספקה העולמיות, סגירת מגזרים עסקיים שלמים וכמובן צעדי סגר שהוטלו במדינות רבות.

בהקשר הזה, נחקור לעומק היום את מיקור החוץ של תהליכים עסקיים (או BPO) ונלמד על יתרונותיו הרבים. בדומה לעבודה מהבית מיקור חוץ של תהליכים עסקיים הפך לאפשרי בשל התקדמות הטכנולוגיה.

אם אתם זקוקים למיקור חוץ לצורכי התקשורת והשפה בחברה שלכם בהתראה קצרה, אתם מוזמנים לעיין בקישור למטה בפיסקה זו ולהיכנס למרכז ניהול המשברים של טומדס. נשמח לעמוד לשירותכם במרכז זה ולסייע לכם במיקור החוץ הנדרש.

רוצים לדעת יותר על מיקור חוץ של תהליכים עסקיים? הבא ניגש לעובי הקורה.

מהו מיקור חוץ של תהליכים עסקיים?

לפי טכופדיה מיקור החוץ של תהליכים עסקיים הוא: "העברת פעילויות עסקיות מישניות ופונקציות מסויימות של העסק שלכם לצד שלישי".

הגדרה זו למיקור חוץ של תהליכים עסקיים משתרעת על פני פונקציות רבות ומגוונות. אנו נבחן כמה מהשירותים המרכזיים שעסקים נוטים להעביר במיקור חוץ לחברות שירותים ייעודיות לכך מעבר לים. אך תחילה נסקור את גודלה של תעשיית מיקור החוץ.

מהו הגודל שאתם מדמיינים לכלל שוק מיקור החוץ? לפי Statista הוא עומד על לא פחות מ- 92 מיליארד דולר. זהו השווי של כל החברות המעבירות חלק ניכר מתהליכי העבודה והשירותים שלהן לצד שלישי באמצעות מיקור חוץ.

כלי התקשורת IBIS World מדווח בינתיים את הנתון הבא:  ישנן לפחות מיליון הזדמנויות עבודה שונות שתעשיית מיקור החוץ מספקת ברחבי העולם. בעוד אנו מעכלים עובדה זו הגיע הזמן לצלול לעומק השאלה: "אילו שירותים עוברים במיוחד מיקור חוץ בידי חברות עסקיות?"

שירותים בינלאומיים שונים שאפשר לבצע להם מיקור חוץ

ישנם שירותים שיותר קל לעשות להם מיקור חוץ משירותים אחרים. לפי  Brandon Gailleלדוגמא, 74% מהחברות המשתמשות במיקור חוץ, רותמות אותו קודם כל בתחום צרכי ה- IT שלהן. IT נחשב תחום עיקרי בתעשיית מיקור החוץ לאורך השנים. זאת לצד שירות הלקוחות, שגם הוא תחום מרכזי למיקור חוץ. הרבה חברות בתחומים הללו משתמשות במיקור חוץ של תהליכים עסקיים כדי לחסוך בהוצאות. כך עולה בידן להימנע מהקדשת מחלקות פנימיות שלמות מלאות כוח אדם יקר ומיומן לנושאים הללו.

אילו שירותים נוספים חברות עסקיות מייצאות במיקור חוץ? הכול, מתרגום מקצועי ולוקליזציה ועד לשיווק דיגיטלי, יכול להיות חלק מחוויית מיקור החוץ של תהליכים עסקיים.

מיקור חוץ של שירותים משפטיים

מיקור חוץ לשירותים משפטיים הוא משהו שחברות עסקיות עושות כעניין שבשגרה. אחרי הכול, מי מלבד תאגידי ענק יכול להרשות לעצמו שירותים משפטיים אין האוס מעורכי דין מקצועיים?

מיקור חוץ לעבודה משפטית

לכל דבר, מהסכמי העסקה ועד חוזי שותפות בין חברות עסקיות, ישנן השלכות משפטיות. משמעות הדבר היא שתהליכים כאלה צריכים להתבצע על ידי עורכי דין. תהליכים אלו חייבים לפחות להיבדק על ידי צוותים משפטיים לפני חתימת ההסכמים.

אך הצורך בשירותים משפטיים מהסוג הזה, איננו צורך שוטף. לאור זאת, צוות עורכי דין המועסק בתוך חברה עסקית כעובדים מן המניין, עלול למצוא את עצמו יושב בחוסר מעש במשך שבועות. לאחר מכן, בהתראה קצרה, צוות עורכי הדין עלול למצוא את עצמו מוצף בעבודה למספר שבועות לפחות. מחזורים של חוסר פעילות מתמשכת, לצד תקופות קצרות של פעילות קדחתנית, עלולים לחזור על עצמם בתחום הזה.

מיקור חוץ לשירותים המשפטיים, הוא מסלול הגיוני להתמודדות עם תקופות הגיאות והשפל בביקוש לשירותים הללו. מיקור חוץ עדיין מאפשר זמינות מיידית של צוותים משפטיים כאשר עולה בכך צורך. לכן לא מפתיע ששירותים משפטיים נחשבים לתחומים מבוקשים ביותר בעולם מיקור החוץ של תהליכים עסקיים.

שירותי תרגום משפטי במיקור חוץ

חברות עסקיות מבצעות מיקור חוץ למגוון שירותי תרגום עסקי ולוקליזציה. מובן כי תרגום משפטי הוא בהחלט אחד השירותים העיקריים העוברים מיקור חוץ. מיקור חוץ בתחום המשפטי אומר שחברות עסקיות יכולות לזכות לשירותי תרגום משפטי מתי שהן זקוקות לכך. זאת ללא עלויות ההחזקה של צוותי מתרגמים מומחים לתרגום משפטי בתוך החברה עצמה.

לשם כך, כל מה שחברות עסקיות צריכות לעשות הוא להשקיע מעט זמן במציאת חברת תרגום ושירותי לוקליזציה מתאימה, שתספק להם שירותי תרגום משפטי ראויים. לאחר מכן, החברות יכולות לשוב ולהתמקד בשירותי הליבה שלהן.

תחום שירות הלקוחות

מיקור חוץ של תהליכים עסקיים בהחלט מממש את מלוא הפוטנציאל בתחום שירות הלקוחות. שירותי אינטרנט יעילים ומהירים ולצידם טכנולוגיית שיחות ווידאו אמינה, מאפשרים בקלות יחסית לנהל את כל מערך שירות הלקוחות במיקור חוץ. זאת אפילו ממדינה אחרת בידי כוח עבודה זול יותר.

מיקור חוץ לחווית הלקוח

אם אתם מעוניינים לספק חוויית שירות לקוחות מעולה, אך אין לכם את הזמן והאנרגיה לבצע זאת בעזרת צוותים משלכם, כדאי לכם להשקיע במיקור חוץ לתהליכים עסקיים. שימוש בחברה למיקור תהליכים עסקיים, משמעותו יכולת של החברה שלכם לספק שירות לקוחות מעולה. זאת במינימום מאמץ ומשאבים.

בנסיבות אלו, החברה שתיבחר לעשיית מיקור חוץ לתהליכים העיסקיים שלכם, תכשיר את עובדיה לספק את המוצרים שלכם יחד עם כל השירותים שאתם בוחרים להעביר לאחריותה. מה תהיה התוצאה? נציגי שירות לקוחות עתירי ידע ומסייעים שיכולים לספק שירות סוג א' ללקוחות שלכם. כל זאת בזמן שהלקוחות שלכם כלל אינם מודעים לכך שבחרתם לעשות לשירותים שלכם מיקור חוץ.

מאפיינים של צוותי שירות לקוחות כוללים בדרך כלל שירות 24/7 ותמיכה בשלל כלי תקשורת מיידיים. (ביניהם אימייל, טלפון, צ'אט חי, שיחות וידאו וכו'). חלק משירותי הלקוחות אף מספקים תמיכה ללקוח במגוון שפות. אילו שירותים מתאימים במיוחד לחברות בינלאומיות הפועלות בשווקים רבים בעולם. שירותים אלה נדרשים גם בתוך גבולותיהן של מדינות שהקהילות בתוכן דוברות מספר שפות שונות במקביל.

מיקור חוץ בשירות לקוחות הוא בין התחומים הצומחים ביותר. עסק שעושה מיקור חוץ למחלקות שירות הלקוחות שלו צפוי לתהליך קל חסכוני בזמן ובכסף. דוחות של  Statista חוזים שחלקו של שירות לקוחות בתעשיית מיקור החוץ יעלה עד שנת 2027 ללא פחות מ- 30.4 מיליארד דולר.

שירותי כספים במיקור חוץ

האם כל חברה זקוקה למחלקת הנהלת חשבונות? כיום בוודאי שלא. מחלקות הנהלת חשבון כחלק אינטרגלי מהחברה הן מותרות שחברות עסקיות נהנות מהן בלי לחשוב. הרבה חברות קטנות ועסקים קטנים לא זקוקים באופן קבוע למנהל חשבונות שיקבל מהן משכורת. במקום תמיכה פיננסית מסביב לשעון, החברות הללו זקוקות לעזרה מידי פעם בתחומים בסיסיים בלבד. כאן נכנס לעניין מיקור חוץ לתהליכים עסקיים בתחום שירותי הכספים.

הנהלת חשבונות במיקור חוץ

נדירים האנשים בעלי הידע, הזמן והמומחיות שיכולים להגיש את הדוחות הפיננסיים של העסק שלהם לבדם. לרוב, תחום הנהלת החשבון עובר מיקור חוץ למקצוענים בו ומסיבה טובה. טעויות בהנהלת חשבונות עלולות לגרום לכאב ראש גדול ובמקרים מסויימים גם לגרום להסתבכות משפטית. לכן חברה שתיעזר במיקור חוץ של תהליכים עסקיים בתחום הנהלת החשבונות תרוויח שקט וביטחון.

שימוש במיקור חוץ בתחום הרכש

כאשר מדובר בשווקים בקנה מידה גדול, מיקור חוץ של תהליכים עסקיים בתחום הרכש הוא מעשה הגיוני ביותר. חברה גדולה, אשר לוקחת על עצמה רכש בשמן של חברות קטנות רבות, יכולה ליהנות מהטבות מפליגות. ביניהן תנאי אשראי גמישים יותר, הנחות בתחום הקימעונאות ועוד. כאשר נתח שוק גדול מושג, ניתן להעביר את ההנחות הללו לחברות הנעזרות במיקור תהליכים עסקיים בתחום הרכש.

מיקור חוץ של תהליכים עסקיים ותקצוב

ניהול תקציב מדויק הוא דרישת מפתח לעסק המבקש להישאר על המסלול להצלחה. בכל זאת, לא לכל חברה יש את המשאבים והכישורים הדרושים לבצע תהליך ניהול תקציב ראוי בתוכה. מדובר במטלה מאתגרת הדורשת דיוק חד ומיומנות. תודות למיקור החוץ של תהליכים עסקיים זו איננה בעיה. חברות מסוגלות לעשות מיקור חוץ לניהול התקציב שלהן. הן מציבות את הדרישות ומקבלות ניתוח תקציבי מחברות מיקור חוץ בתחום הפיננסי. החברות הללו מוודאות שישנה עמידה בדרישות התקציב שהציבו לקוחותיהן.

מיקור חוץ בתחום הכנת המשכורות

הכנת המשכורות היא תחום שבדרך כלל עובר מיקור חוץ. זוהי פעילות אשר עלולה להוביל להשלכות משפטיות רבות אם היא מתבצעת באופן שגוי. לכן מיקור חוץ להענקת משכורות יכול להעניק לחברה עסקית שקט וביטחון. זאת לצד שירותים פיננסיים ממומחים בתחום.

תרגום פיננסי במיקור חוץ

בדומה לעשיית תרגום משפטי, תרגום פיננסי הוא גם מטלה המבוצעת בידי מתרגמים מומחים. מרבית החברות לא זקוקות לשירותי תרגום פיננסי באופן שוטף, אלא מפעם לפעם בלבד. לכן הגיוני לבצע מיקור חוץ למטלה זו ולהעבירה לביצוע של חברת תרגום מקצועית בתחום. חברת תרגום תדאג לספק תרגום פיננסי במומחיות הנדרשת מתי שתידרש לכך.

שיווק במיקור חוץ

המדיה החברתית וטכנולוגיות הוידיאו שינו לעד את הדרך בה חברות משווקות מוצרים. למרות זאת שיטות השיווק המסורתיות עדיין קיימות. בכל מקרה, מיקור חוץ לתהליכים עסקיים בתחום השיווק יכול להניב תוצאות טובות בכל אחת מהשיטות הללו. התוצאות יכולות להתעלות על תוצאותיה של מחלקת שיווק פנימית הפועלת מתוך החברה עצמה.

שיווק דיגיטלי

מאד יתכן שחברות עסקיות, גם כאלה שיש להן מערך שיווק מסורתי מוצלח, ירצו לבצע מיקור חוץ לשיווק הדיגיטלי שלהן. שיווק דיגיטלי הוא תחום רחב מאד המשתנה במהירות. חברות עסקיות שאין בידיהן משאבים להחזיק צוותי שיווק קבועים בתוכן לא צריכות לפספס את ההזדמנות הכרוכה בתחום. הן יכולות להיעזר בשירותי מיקור חוץ לתהליכים עסקיים הממוקדים בשיווק דיגיטלי לרשתות החברתיות ולניו מדיה.

מיקור חוץ בשיווק מסורתי

בדומה לשיווק דיגיטלי, ניתן לערוך מיקור חוץ לשיווק בדרכים מסורתיות למומחים בתחום. צעד כזה הוא הגיוני עבור חברות המבקשות להתמקד בתחומי הליבה שלהן. צעד זה יאפשר לחברות הללו לצמצם ככל האפשר מחלקות המתעסקות בתחומים אחרים.

עשרה יתרונות של מיקור חוץ

מיקור חוץ לתהליכים עסקיים הוא מונח רחב. למונח זה משמעויות שונות לחברות רבות, כפי שכבר ראינו. למה חברות מבצעות מיקור חוץ? מפני שהתהליך צופן בחובו יתרונות רבים. כחברת תרגום המספקת שירותי תרגום ברחבי העולם, אנו מכירים לעומק את היתרונות הללו ומפיקים מהם תועלת. זאת מכיוון שגם אנחנו מבצעים מיקור חוץ לנושאים שונים באופן שגרתי.

כעת נתמקד בחלק מהיתרונות שמיקור חוץ עשוי להביא לעסק שלכם.

חסכוניות

עסקים המבקשים לשלוט בהוצאותיהם עשויים למצוא מיקור חוץ בתחומים מסויימים חסכוני יותר מהחזקת מחלקות ייעודיות והעסקת עובדים באופן ישיר. החסכוניות שבמיקור חוץ מתבטאת אף יותר כאשר מדובר בשירות שהחברה זקוקה לו רק חלק מהזמן ולא כדרך קבע. למשל שירותים משפטיים.

חיסכון בזמן

שימוש במיקור חוץ לתהליכים עסקיים מאפשר לעסקים מסויימים לחסוך זמן בנוסף לחיסכון בכסף. אם חברה עסקית משקיעה זמן רב בפיתרון לשאלה "כיצד לעשות משהו?", לעיתים משתלם לה יותר לשכור חברה אחרת באמצעות מיקור חוץ. חברה שכבר יש לה ידע מקצועי הנדרש למשימה.

מיקור חוץ לתהליכים עסקיים מקל על עסקים להתמודד עם שיאים ותקופות בצורת בעבודה. החברות הנשכרות באמצעות מיקור חוץ לתהליכים עסקיים יכולות לשכור עובדים רבים בתקופות שיא. הן יצמצמו את הצוותים המקצועיים שלהן בתקופות שפל. עסקים החווים תקופות גאות ושפל בפעילות העסקית שלהם, צריכים לוודא שלחברה שהם שוכרים במיקור חוץ אין תעריף מינימום. באופן זה העסקים ימנעו מצבירת חובות מופרזים בתקופה שקטה בה העבודות מעטות.

שימוש יעיל במשאבים

כאשר עסקים זקוקים לכישורים חדשים, הם נוטים להרחיב את הגדרות התפקיד לעובדים הקיימים שלהם. כך למשל מומחי שיווק מוצאים את עצמם מקבלים משימות בתחום יחסי הציבור, תחום משיק אך בכל זאת שונה. זאת בהתאם לצרכי החברה העסקית. פעילות מסוג זה עלולה לשבש את השיווק בחברה לטובת הצורך החדש ביחסי ציבור. במצב כזה מיקור חוץ לתהליכים עסקיים שיתבצע ליחסי הציבור של החברה העסקית יכול לסייע. מיקור חוץ מאפשר את מימוש הצורך הקיים ביחסי ציבור, תוך כדי שימור יכולת השיווק המקורית בחברה. באופן זה החברה יכולה לבצע שימוש יעיל בעובדיה הקיימים.

סיפוק שירותים בשפות רבות

לקוחות זקוקים לתמיכה בשפת האם שלהם. לא כל עסק יכול להרשות לעצמו להחזיק במשרה מלאה עובדים דוברי מספר שפות. אחד היתרונות במיקור חוץ לתהליכים עסקיים, הוא היכולת לאפשר לעסק לתמוך בלקוחותיו בשפות רבות באופן משתלם.

מומחיות מוגברת

חברות המספקות שירותים במיקור חוץ הן מומחיות בתחומן. הן חיות ונושמות אותו בכל יום עבודה. כשמדובר בשירותים משפטיים, שירותים פיננסיים או יכולות שיווק מועצמות ועוד, ספקי מיקור חוץ לתהליכים עסקיים מעניקים פתרונות באיכות גבוהה. פיתרונות אלו לרוב יהיו איכותיים הרבה יותר ממה שהעסק ששכר את שירותם יוכל לבצע בכוחות עצמו.

צייתנות

במידה וישנה דרישה משפטית מסויימת או לחלופין סטנדרט איכות שחובה לעמוד בו, עסקים יכולים להיענות לכך באמצעות מיקור חוץ לתהליכים עסקיים. שימוש בחברה מקצועית אחרת במיקור חוץ מקל על העסק לציית לדרישה החדשה.

הפחתת סיכונים

חברות המעוניינות להפחית סיכונים בתחום המשפטי ובתחום הפיננסי, יכולות להיעזר במיקור חוץ לתהליכים עסקיים כדי לעשות זאת. חברה חיצונית האחראית למשל על ניהול חשבונות והכנת משכורות תהיה בעלת אחריות חוקית לספק את הידע המתאים לעובדים. החברה החיצונית תהיה מחוייבת, בשם העסק ששכר אותה ,להיענות לדרישות של רשויות המס והביטוח הלאומי.

התמקדות בנושאי הליבה

שימוש במיקור חוץ לתהליכים עסקיים, מאפשר לעסקים לצמצם את העיסוק בתחומים משניים למטרות הליבה שלהם. נושאי הליבה הללו אחרי הכול, הם הסיבה שפתחתם את העסק מלכתחילה. עדיפה התמקדות בנושאים המרכזיים לעסק עם פחות הסחות.

גישה לטכנולוגיה

חברות מיקור חוץ לתהליכים עסקיים המתמחות בנושא מסוים, יהיו בעלות הטכנולוגיה המתקדמת ביותר בשוק כדי להיענות לצורך הזה. יש לכך משמעות בתחומים רבים ומגוונים. למשל, תוכנת ניהול פיננסי מתקדמת, או תוכנה חדשה לשיווק באמצעות האי מייל. באופן זה, חברה המסתייעת בחברת מיקור חוץ לתהליכים עסקיים, נהנית מגישה לטכנולוגיה המתקדמת ביותר ללא הצורך לשלם עליה מכיסה.

תגובות מהירות

התמודדות עם שינויים בביקוש מלקוחות יכולה להיות עניין מאתגר גם בזמני שגרה. כאשר קצב השינויים הללו מואץ בעקבות אירוע כלכלי חיצוני, למשל מגפת הקורונה, שימוש במיקור חוץ לתהליכים עסקיים יכול להקל את ההתמודדות. כך העסק יוכל להתאים את עצמו באופן מהיר וחלק יותר לנסיבות המשתנות.

כל היתרונות הללו ועוד, הופכים את השימוש במיקור חוץ לתהליכים עסקיים לצעד מועיל, לעסק המבקש לפעול ביעילות האפשרית.

האם נעזרתם במיקור חוץ לתהליכים עסקיים? אם כן שתפו אותנו בחוויה שלכם למטה בתגובות.

המאמר המקורי כאן.

תורגם ונערך בידי גילי קימור