מדריך אבטחת מידע למשרדי עורכי דין: 7 צעדים קריטיים להגנה על תרגומים משפטיים מפני התקפות סייבר

עם התקדמות הטכנולוגיה והגברת השימוש במערכות מקוונות, מסמכים משפטיים הפכו לחשופים יותר לאיומי סייבר מתפתחים. תרגום משפטי, הכולל עבודה עם מידע רגיש כגון חוזים, מסמכי קניין רוחני ותיעוד משפטי, מחייב הקפדה יתרה על אבטחת נתונים.

הבטחת אבטחת מידע בתרגומים משפטיים אינה רק חובה חוקית. היא גם חלק קריטי בשמירה על פרטיות המידע של לקוחותיכם מפני התקפות סייבר, דליפות מידע וסיכונים אחרים.

במאמר זה נסקור את האיומים העדכניים על תרגום משפטי ונציג צעדים מעשיים לשמירה על אבטחת המידע.

החשיבות הגוברת של אבטחת נתונים בתרגום משפטי

תרגום משפטי אינו תרגום מילולי בלבד, הוא כרוך בטיפול במידע רגיש שחשיפתו עלולה להוביל להשלכות חמורות. מסמכים משפטיים כגון חומרים לצורכי ליטיגציה, חוזים למיזוגים ורכישות (M&A) ומסמכי בית משפט דורשים אבטחה מוחלטת.

איומי סייבר מתפתחים

התקפות סייבר כמו כופרות, דיוג ודליפות מידע ממשיכות להתפתח, מה שהופך את המסמכים המתורגמים לפגיעים מתמיד. לפי דוח של לשכת עורכי הדין האמריקאית לשנת 2023, 27% ממשרדי עורכי הדין חוו פריצה למערכותיהם בשנה האחרונה, כולל התקפות דיוג וגניבת מידע.

הצורך בצעדים פרואקטיביים

מקרי פריצה אלו מדגישים את הצורך בשיטות אבטחת נתונים מחמירות. עבור אנשי מקצוע משפטיים וספקי שירותי תרגום, הבטחת תרגומים מדויקים ומאובטחים אינה אופציה – היא חובה.

איומים עולים בתרגום מסמכים משפטיים

אף שאיומי סייבר מסורתיים נותרו מסוכנים, שיטות התקפה מתוחכמות וממוקדות יותר החלו לצוץ, במיוחד במערך התרגום המשפטי.

1. מתקפות כופר הכוללות שחקנים זדוניים שנועלים את הנתונים ודורשים תשלום כדי לשחזר גישה. בתרגום מסמכים משפטיים, מתקפות אלו עלולות לנעול מאגרי מידע חסויים, תוך סיכון לחשיפת מידע רגיש או אובדנו לצמיתות.

מתקפות כופר זינקו ב-13% בשנת 2022, כשהן הופכות למתוחכמות וממוקדות יותר. סקר של חברת Baker McKenzie חשף כי 62% מתוך 600 עורכי דין בתחום הסכסוכים ציינו כי אבטחת מידע מהווה איום משמעותי על משרדי עורכי הדין שלהם, מה שמדגיש את הדאגה הגוברת בנושא הגנת נתונים במגזר המשפטי.

2. מתקפות פישינג המכוונות למתרגמים משפטיים
   הונאות פישינג הפכו למתוחכמות יותר, ולעיתים מתחזות לבקשות לגיטימיות לקבלת מסמכים משפטיים. מתרגמים משפטיים שנופלים קורבן להתקפות אלו עלולים לחשוף מידע רגיש של לקוחות לשחקנים זדוניים. כ-94% מהארגונים דיווחו על מתקפות פישינג, ו-96% מהם סבלו מהשלכות שליליות בעקבות כך.

דוא"ל פישינג עלול להטעות מתרגמים למסור גישה לקבצים או פרטי התחברות, מה שמאפשר לתוקפים לחדור למאגרי מסמכים ולגנוב נתונים חסויים.

3. מתקפות "אדם באמצע" במהלך העברת קבצים
   מסמכים משפטיים מועברים לעיתים קרובות בין לקוחות, משרדי עורכי דין, ומתרגמים. תהליך זה פותח פתח למתקפות "אדם באמצע" (MITM), שבהן פושעי סייבר מיירטים תקשורת לא מוצפנת ומקבלים גישה לטקסט משפטי מתורגם חסוי.

מתקפת MITM עלולה להוביל לשינוי לא מורשה של מסמכים משפטיים, מה שעלול לפגוע בשלמות התיק או לחשוף מידע רגיש למתחרים או יריבים.

קרא עוד: שמרו על הטיעונים המשפטיים שלכם עם מינוח עקבי

נקטו צעדים פרואקטיביים לאבטחת נתונים

כדי להקדים את האיומים המתגברים, אנשי מקצוע משפטיים וסוכנויות תרגום צריכים לאמץ גישה פרואקטיבית. להלן צעדים מרכזיים לשיפור אבטחת הנתונים בתרגום מסמכים משפטיים:

1. אימוץ גישת אבטחת  Zero-Trust

גישת Zero-Trust מתמודדת עם איומים חיצוניים וגם פנימיים. דמיינו משרד עורכי דין העובד עם חברת תרגום חיצונית. במערכות אבטחה מסורתיות, מסמכים רגישים עוברים דרך מערכות ואנשים שונים ללא בדיקות אבטחה נוספות, מה שמשאיר קבצים פגיעים לגישה לא מורשית. גישה זו מבטיחה שכל שלב בתהליך מאובטח, בלי קשר לזהות המעורבים.

חינוך הצוות חיוני לשמירה על אבטחת תרגומים. מנהלי פרויקטים ומתרגמים צריכים להכיר את איומי הסייבר העדכניים, כמו דיוג וגישה לא מורשית. עליהם ללמוד להשתמש בהצפנה להעברות קבצים בטוחות וליצור סיסמאות חזקות וייחודיות.

שימוש במנהלי סיסמאות יכול למנוע שימוש חוזר בסיסמאות. הדרכות ועדכונים שוטפים יסייעו להגן על נתונים רגישים ולשמור על תהליכי עבודה מאובטחים.

2. הצפנת כל המסמכים המשפטיים

הצפנה היא אבן יסוד באבטחת נתונים בתרגום מסמכים משפטיים. על ידי הצפנת הקבצים—בין כשהם במנוחה ובין כשהם בתנועה—ניתן להבטיח שגם אם הנתונים יורטו, הם יישארו בלתי קריאים למשתמשים לא מורשים.

התקן הנוכחי בתעשייה הוא AES-256 , תקן המציע הגנה חזקה למסמכים רגישים. משרדי עורכי דין וסוכנויות תרגום משפטיות צריכים להשתמש ברמת הצפנה זו. בנוסף, הצפנה קוונטית, הנמצאת באופק, מציעה אבטחה כמעט בלתי שבירה לנתונים המשפטיים הרגישים ביותר.

3 . יישום אימות רב-שלבי (MFA)

אימות רב-שלבי (MFA) הוא דרך פשוטה אך יעילה למנוע גישה לא מורשית למסמכים משפטיים מתורגמים. על ידי דרישת זיהוי במספר שלבים—כמו סיסמה וקוד אימות בטלפון הנייד—MFA מוסיף שכבת אבטחה נוספת שמפחיתה משמעותית את הסיכון לגישה לא מורשית.

אנשי מקצוע משפטיים וספקי שירותי תרגום צריכים להפעיל את הגנת ה- MFA בכל המערכות המטפלות במסמכים משפטיים רגישים, ולוודא שרק בעלי הרשאה יכולים לגשת לקבצים.

אסטרטגיות מובילות לשמירה על אבטחה בלתי ניתנת לפריצה

מעבר לשימוש בטכנולוגיות מתקדמות, אנשי מקצוע משפטיים וסוכנויות תרגום צריכים לאמץ שיטות עבודה מומלצות כדי לשמור על אבטחת נתונים בתרגום מסמכים משפטיים. צעדים אלו לא רק משפרים את ההגנה, אלא גם מבטיחים עמידה בדרישות החוק. להלן הדרכים לחיזוק אסטרטגיית האבטחה שלכם:

הכשרת עובדים

הכשרה מתמשכת של העובדים היא מרכיב מרכזי בכל תוכנית אבטחה. יש לוודא שכל מי שמטפל בתרגום מסמכים משפטיים—ממנהלי פרויקטים ועד למתרגמים—מודע לסיכוני הסייבר העדכניים ביותר.

• יש ללמד אותם לזהות הודעות דיוג (פישינג), להימנע מפתיחת קבצים מצורפים חשודים, ולפעול נכון מול ניסיונות גישה לא מורשית.
   
• ההדרכות צריכות לכלול שימוש בפלטפורמות מוצפנות להעברת קבצים, יצירת סיסמאות חזקות וייחודיות, ושימוש במנהלי סיסמאות למניעת שימוש חוזר.

עדכונים שוטפים של הצוות על איומים חדשים ותרגולים מעשיים יכולים להפחית באופן משמעותי את הסיכון לטעויות אנוש שיגרמו לדליפת נתונים.

ביצוע ביקורות אבטחה שוטפות

ביקורות אבטחה שגרתיות חיוניות לזיהוי חולשות ולהבטחת יעילות הגנת הנתונים.

• הביקורות צריכות לכלול בדיקה של מערכות פנימיות ושירותים חיצוניים לתרגום, לזיהוי תוכנות לא מעודכנות, תצורות חומת אש שגויות או נתונים לא מוצפנים.
   
• חשוב גם לוודא שהצעדים תואמים לתקנות כמו GDPR או HIPAA כדי להימנע מקנסות.

בנוסף, יש לבדוק את נהלי האבטחה של ספקים חיצוניים, כדי לוודא שהם עומדים בסטנדרטים שלכם ואינם יוצרים פרצות אבטחה בתהליכי העבודה.

תוכניות תגובה לאירועים (IRP)

אין מערכת אבטחה מושלמת, ולכן חשוב להחזיק תוכנית תגובה לאירועים.

• תוכנית זו צריכה לפרט את השלבים שיש לנקוט במקרה של פריצת נתונים כדי למזער נזקים ולהגיב במהירות.
   
• עובדים צריכים לדעת למי לדווח אם הם חושדים בפריצה, ויש להגדיר פרוטוקולים ברורים לטיפול באירועים, כמו בידוד מערכות שנפגעו.

לאחר האירוע, יש לנתח מה השתבש ולעדכן את נהלי האבטחה בהתאם. במקרה שמעורבים נתוני לקוח רגישים, חשוב ליידע אותם מיד, לשמור על שקיפות ולעמוד בדרישות החוק, תוך שמירה על אמון הלקוחות.

תוכנית תגובה יעילה מאפשרת פעולה מהירה במקרה של פריצה, מצמצמת נזקים ומגנה על מסמכים משפטיים רגישים.

קראו עוד: איך לתרגם מסמכים משפטיים שלב-מדריך: -אחר-שלב

אבטחת תרגומים משפטיים חוצי גבולות

תרגום מסמכים משפטיים מעבר לגבולות מוסיף מורכבויות בכל הקשור לאבטחת נתונים, במיוחד בשל חוקים שונים להגנת פרטיות ברחבי העולם. שמירה על ציות לתקנות אזוריות כמו GDPR באירופה, HIPAA בארצות הברית, וחוק אבטחת הסייבר של סין היא קריטית.

חשיבות הציות לחוקי פרטיות

• GDPR: מכתיב כללים מחמירים לטיפול בנתוני אזרחי האיחוד האירופי ודורש עמידה מלאה מהצדדים המעורבים.
• HIPAA : מגן על מסמכים הקשורים לבריאות בארה"ב, ודורש נקיטת צעדים לאבטחת מידע רגיש.

אי עמידה בתקנות אלה עלולה לחשוף את המתרגמים והלקוחות לקנסות ולעונשים משמעותיים.

העברת מסמכים מאובטחת

בעת העברת מסמכים משפטיים רגישים מעבר לגבולות:

• יש להשתמש בערוצי תקשורת מאובטחים ומוצפנים כדי למנוע התקפות "אדם באמצע " .(MITM)
• מומלץ להשתמש בשערים דיגיטליים מאובטחים (Secure Digital Gateways) ורשתות פרטיות וירטואליות (VPN) כדי להגן על המידע במהלך העברתו.
• הצפנת התקשורת והגבלת הגישה למשתמשים מורשים מפחיתות את הסיכון ליירוט ולדליפת נתונים.

שימוש בטכנולוגיות מתקדמות לאבטחת תרגומים משפטיים

בזמן שאיומי הסייבר ממשיכים להתפתח, חיוני לאמץ את הטכנולוגיות המתקדמות ביותר להגנה על תרגומים משפטיים.

בלוקצ'יין (Blockchain)

בלוקצ'יין מתעד כל שלב בתהליך התרגום, מההתחלה ועד הסוף, ומקשה מאוד על שינוי מידע ללא אישור.

הכלי מספק יתרון קריטי בתרגומים משפטיים, שבהם רגולציות קפדניות ותקני ציות משחקים תפקיד משמעותי.

בינה מלאכותית (AI)

כלי AI משמשים לזיהוי איומי אבטחה עוד לפני שהם מתרחשים.

המערכת מנטרת בזמן אמת את תהליכי העבודה בתרגום, ומתריעה מפני סיכונים כמו התקפות דיוג או פעילות חשודה. כך מתאפשרת תגובה מהירה ונטרול איומים לפני גרימת נזק.

סיכום

ככל שאיומי סייבר מתפתחים, הגנה על אבטחת נתונים בתרגום משפטי הופכת לקריטית מאי פעם. אז איך ניתן לשמור על אבטחת מידע בתרגומים משפטיים? על ידי התמודדות עם איומים חדשים כמו כופרות, דיוג והתקפותMITM .

יש לעשות זאת לצד אימוץ אמצעי אבטחה מתקדמים כמו ארכיטקטורת Zero-Trust ,הצפנה בעזרת AES-256 וטכנולוגיית בלוקצ'יין. כל הצעדים הללו במשולב יאפשרו להבטיח אבטחת מסמכים מתורגמים ולהגן על מידע רגיש של לקוחותיכם.

עם חברת טומדס תוכלו להיות בטוחים בדיוק, בסודיות ובהתאמה לתקנות פרטיות עולמיות. צוות המומחים שלנו מבטיח תרגום מקצועי ואבטחת מידע ברמה הגבוהה ביותר. שתפו פעולה עם טומדס היום ושמרו על המידע הרגיש שלכם תוך השגת תרגומים מדויקים ומוקפדים.

תרגם גילי קימור

המאמר המקורי כאן.